Dématérialisons !

Et oui ! Les grandes entreprises l’ont compris ! Mettre en place un processus de dématérialisation. Ok mais qu’est-ce que c’est ? Et quels en sont les avantages ?

La dématérialisation :

Dans cet article, je vous dis tout.

Tout d’abord, commençons par définir ce qu’est la dématérialisation. C’est la substitution d’un document tangible à une pièce intangible. Autrement dit c’est le passage du format papier au format numérique.

Dans une entreprise, on y trouve beaucoup de documents. Ceux-ci peuvent être produits en interne ou émis par des partenaires sous format papier. Afin qu’ils soient dématérialisés, il suffit de les numériser. On dira alors qu’il s’agit d’une dématérialisation duplicative. Les documents peuvent être produits ou envoyés directement sous format numérique, on parlera alors de dématérialisation native.

Maintenant qu’on a vu en quoi consiste la dématérialisation, voyons ensemble les aspects positifs quant à la mise en place d’un processus de dématérialisation.

Les avantages de la dématérialisation :

Réduction des coûts liés au papier :

En effet, le document dématérialisé peut être consulté par plusieurs personnes sans que celui-ci fasse l’objet de copie. La numérisation d’un document permet donc de faire des économies de papier et d’encre.

Un partage d’informations simplifié :

Le document numérisé peut être visualisé n’importe où et à n’importe quel moment. Une personne en télétravail peut ainsi consulter un document dématérialisé.

Mais pas que…

Si vous êtes une PME/TPE et que, par exemple, votre comptabilité est externalisée, avoir des documents sous format numérique permet de les transmettre à votre comptable sans devoir vous déplacer. Ainsi vous faites un gain de temps et votre comptabilité peut être mieux gérée.

Réduction des espaces de stockage :

Tout document officiel sous format papier est, à un moment donné, archivé. Il faut donc avoir recourt à des espaces de stockage. En tant que PME/TPE, cela peut représenter un coût important et on aimerait bien s’en passer. Dématérialiser va permettre de réduire ce coût. Les documents numérisés sont alors stockés dans des serveurs par exemple.

Réduction des frais bancaire :

Et oui ! Lorsque vous recevez votre relevé bancaire par courrier, votre banque vous le facture. Ainsi, vous pouvez demander à votre banque de vous les envoyer en E-relevés. Cela vous coûtera beaucoup moins cher.

Enfin, et pour moi, celle-ci est la plus importante, réduire votre empreinte écologique :

Moins vous produirez de papier et mieux la planète se portera. Vous produirez moins de déchet et vous détruirez moins d’arbres et si vous êtes dans une démarche RSE, vous gagnerez des points !